No sistema de gestão da manutenção, custo é o elemento que quantifica financeiramente a utilização de um recurso ou a inaptidão para explorar rentavelmente um objecto de manutenção (cessação de receita ou prejuízo).

Numa gestão de manutenção o termo custo tem uma aceção mais ampla e mais elástica do que numa gestão administrativa (facto que, porventura, tem dificultado o diálogo entre os actores de ambos os cenários). Na gestão administrativa associa-se o termo a um custo documentado num documento contabilístico (fatura, recibo, etc.), enquanto no ambiente da gestão da manutenção o termo custo pode provir de várias fontes: esforço humano, caracterizado em horas homem mobilizadas para os trabalhos; saídas de peças de armazém; faturas de serviços; custos de inoperacionalidade; cessação de uma actividade por falha de um equipamento. E o mais significativo é o facto de, na sensibilidade lógica do gestor da manutenção, os custos documentados contabilisticamente serem normalmente pouco expressivos no contexto do custo global da manutenção. Esta observação simples pode conduzir a um diálogo de surdos:

Gestor Manutenção: – Este ano tivemos uma manutenção excepcional. Quase não tivemos avarias, nenhuma paragem técnica, gastámos muito menos!

Diretor Financeiro: – Que disparate! Apurei que gastámos muito mais, principalmente com os serviços de terceiros, 16 % mais do que o último ano!

Noutra conversa, o Diretor Financeiro: Este ano sim, gastámos menos 22 % do que no ano anterior.

Gestor Manutenção: – O quê? Então a gripagem do gerador principal que está indisponível há 3 semanas sem produzir energia e vapor, e ainda temos uma reparação de 20 dias pela frente. Este ano os custos de manutenção são um desastre!

Trata-se de uma caricatura que ilustra a diferente perspectiva que ambos os gestores têm da gestão de custos.

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